Ежедневно публикуется более 4 миллионов сообщений в блогах. Это огромное количество информации, и оно только продолжает расти. Хотя большинство людей не прочтут столько блогов, они все же потребляют большое количество информации.
Информация поступает не только через блоги, но и через социальные сети и новости. Это не меняет того факта, что сейчас мы получаем больше информации, чем когда-либо. Некоторые люди называют проблемы, возникающие из-за такого увеличения объема данных, информационной перегрузкой. Существует множество стратегий, которые могут помочь смягчить ее последствия, но что мы делаем не так? Возможно, проблема в том, что мы не умеем систематизировать информацию.
Я считаю, что это связано с нашим собственным поведением в отношении информации. Это, в свою очередь, объясняет, почему нам нужно систематизировать данные и найти эффективные методы для этого.
Хотя в большом объеме доступной информации нет ничего плохого, нам необходимо решить, как именно ее использовать. Во многих случаях люди не проявляют самодисциплину или не пытаются научиться систематизировать информацию. Этот факт, наряду с другими причинами, объясняет, почему это так важно.
Мы пристрастились к потреблению информации
Факт, что каждый день в сети публикуется всё больше информации, сам по себе не является проблемой. Проблема возникает, когда речь идёт о качественной информации. Объём качественного контента в Интернете сейчас настолько велик, что его практически невозможно полностью переварить. Однако, мы всё равно пытаемся это сделать.
Это создаёт ситуацию, когда мы постоянно перевариваем информацию, потому что «нам нужно это знать», даже если никогда не применим её в жизни.
Такое поведение можно сравнить с посещением семинаров, проводимых мотивационными ораторами или лидерами мнений. Люди уходят с этих семинаров и почти никогда не применяют на практике то, чему научились. Потребление информации не сильно отличается от этого.
Слишком много информации создаёт беспорядок
Некоторое время назад я описывал сценарий, в котором вы читаете книгу в автобусе. Внезапно кто-то садится рядом с вами и начинает громкий личный разговор. Даже если вы лишь случайный слушатель, это всё равно информация, которая может создать беспорядок. Это похоже на отвлекающие факторы на вашем рабочем столе, которые мешают вам заниматься продуктивной деятельностью.
Ещё один аспект заключается в том, что беспорядок может возникать из-за накопления информации. Например, чтение нескольких статей по одной и той же теме может создать путаницу.
Какая информация важна?
Одна статья утверждает, что нечто важно, другая – что это не имеет значения. Какую информацию здесь следует считать важной? Какую информацию нужно усвоить и применить?
В конечном счёте, информация создаёт шум, и нам может быть сложно организовать её в соответствии с нашими чувствами и текущими потребностями.
Как эффективно организовать информацию
Если у вас есть план, то можно легко организовать информацию. Существует множество тактик, которые помогут сделать это наилучшим образом.
Но самое главное — это то, сколько информации мы потребляем. Мы полностью контролируем нашу информационную диету и то, как мы её организуем.
1. Принцип LATCH
Эффективным методом является принцип, который разработал Ричард Саул Вурман в 1996 году. В своей книге «Информационный архитектор» он взял существующую теорию «пяти вешалок для шляп» и сформулировал принцип LATCH.
Что это значит? Вурман объясняет:
«Информация может быть бесконечной, однако организация информации конечна, поскольку она может быть организована только с помощью LATCH: Местоположение (Location), Алфавит (Alphabet), Время (Time), Категория (Category) или Иерархия (Hierarchy)».
Этот метод предназначен для организации информации в более широком смысле. Он помогает нам лучше управлять нашей информационной диетой.
По словам Вурмана, это лучший метод систематизации информации, потому что он проверял его множество раз. Каждый раз, когда он пробовал что-то новое, он сразу переходил к одному из этих пяти методов.
Хотя у Вурмана может быть предубеждение, так как он является создателем этого принципа, он действительно работает. Я подтверждаю это по двум ключевым причинам:
Во-первых, чтобы что-то организовать, нужно сначала избавиться от ненужных вещей. Беспорядок создаёт много шума и отвлекает нас от наших текущих целей и приоритетов в жизни.
Во-вторых, организация снимает много беспокойства. Для правильной организации необходим метод или система. Это не будет эффективной организацией, если нет метода сортировки вещей.
Именно здесь на помощь приходит LATCH. Этот принцип предоставляет пять методов для организации любой информации в нашей жизни:
- Местоположение: Используется для указания на актуальное и для демонстрации взаимосвязей между вещами.
- Алфавит: Упорядочивает информацию в алфавитном порядке. Полезно при составлении списков людей, статистики или словарей отраслевого жаргона.
- Время: Отлично подходит для планирования встреч и организации проектов. Хорошо использовать при предоставлении пошаговых инструкций или в хронологическом порядке.
- Категория: Организует информацию по сходству или связанности. Применяется для создания списков коллекций.
- Иерархия: Используется для сравнения вещей. Применяется при оценке размеров, качества продуктов или услуг.
Хотя в большинстве ситуаций мы используем несколько методов, принцип LATCH является лучшим способом организации информации.
2. Ментальная карта
Ментальные карты — это метод фиксации мыслей и их визуальной организации. Идея майндмэппинга заключается в создании детального списка дел. Это побуждает думать о долгосрочной перспективе и помогает организовать важную информацию.
Ментальные карты помогают бороться с информационной перегрузкой, поскольку предоставляют способ оценки информации. Если информация соответствует вашим целям и желаниям, запишите её. Если нет, избавьтесь от неё.
3. Создавайте списки
Используйте стикеры или блокнот для создания списков дел. Ежедневно составляйте список задач и систематизируйте самые важные из них. Списки помогают организовать необходимую работу и дают чувство управления временем.
4. Создавайте коллекции
Подобно спискам, составляйте и коллекции. Объединяйте заметки в определённые группы информации. Например, если у вас есть много информации о бизнес-идеях, запишите её в отдельный документ. Держите информацию по различным темам отдельно.
5. Приоритет ключевой информации
Сообщения в блогах часто содержат много важной информации. Если вы потребляете много информации, вам будет сложно справиться с её объёмом. Обобщайте информацию и составляйте списки ключевых моментов, к которым можно будет обратиться позже.
В конечном счёте, эти методы помогут вам эффективно организовать и управлять информацией, сохраняя её важность и актуальность.
Выводы
В мире, где мы склонны накапливать информацию, существует риск отвлечься и отойти от наших истинных приоритетов. Мы часто погружаемся в поток данных, забывая о том, что действительно важно для нас.
Понимание того, как лучше организовать информацию, позволяет нам избавиться от ненужного мусора и фокусироваться на том, что действительно важно для нашей жизни. Это не только освобождает нас от лишнего шума, но и помогает уделять больше внимания вещам, которые имеют наибольшее значение.
Когда мы начинаем систематизировать информацию и наше поведение, мы обретем больше контроля над своей жизнью и тем, что мы допускаем в неё. Организация информации помогает нам быть более осознанными в принятии решений, лучше управлять временем и ресурсами. Это позволяет нам строить более осмысленные и продуктивные дни, сосредоточиваясь на том, что действительно важно, и снижая уровень стресса, связанного с информационной перегрузкой.
Таким образом, освоение методов организации информации — это не просто вопрос порядка в делах, но и путь к лучшему управлению своей жизнью и достижению долгосрочных целей.