В сутках 24 часа у всех, но одни люди при этом успевают все и даже больше, а другие едва ли справляются с основными задачами. Если у вас есть сложности с планированием дел, освойте принципы тайм-менеджмента. Они покажут, как распределить время эффективно, находить ресурсы для на работу, тренировки, семью, саморазвитие, себя. Разобраться в принципах тайм-менеджмента просто, а результаты будут потрясающими. Если сразу не получится следовать рекомендациям, не отчаивайтесь и не бросайте начатое – всему свое время.
Ставьте цели
Чтобы понять, как планировать день, нужно расписать цели – текущие и общие. Речь о делах, которые следует выполнить в ближайшие 24 часа, и более масштабных проектах, ради которых вы организовываете свой день сегодня.
Проблема в отсутствии глобальных целей не позволяет достигать небольших успехов сегодня. Например, учить язык долго, скучно, неинтересно. Это приводит к соблазну забросить занятия в первые недели-месяцы. Но если целью изучения испанского является поездка в другую страну, повышение по службе, дело пойдет веселее. Ищите мотивацию, расписывайте дела по пунктам – и вы все успеете.
Делите большие дела на маленькие
Другое название данного принципа звучит как «Есть слона по кусочкам». Когда проект очень большой, дело неприятное, тяжелое, мы начинаем откладывать решение до последнего. Подход совершенно не продуктивный. Если делать все равно придется, разложите план по полочкам и начинайте реализовать его поэтапно.
Другие полезные советы:
- на начало дня планируйте неприятные и/или важные вещи;
- потом делайте то, что попроще;
- на закуску оставьте «приятности».
Такая иерархия поможет сделать все, иметь мотивацию в виде приятного дела в конце дня, также гарантировано максимальное удовлетворение от текущих достижений.
Паузы – это святое
Личные кофе-брейки в течение рабочего дня должны быть обязательно. Универсального для всех способа расслабления нет, поскольку многое индивидуально. Очевидно, что:
- часами подряд сохранять подъем сил невозможно;
- отдых нужен для сохранения продуктивности;
- паузы должны быть комфортными для вас.
Кому-то хочется провести время в тишине, почитать, другие предпочитают общение с коллегами. Неважно, какой формат «брейка» вы выберете, главное, чтобы он помогал вам перезагрузиться.
Нужен ли таймер?
Как показывает практика, да, причем большинство. Техника Помодоро предполагает настройку таймера для каждого вида деятельности. Ваша задача – уложиться в выделенные рамки и не забыть отдохнуть несколько минут. После 4 серий дел около 30 минут нужно делать более длительный перерыв. Сам Помодоро рекомендовал делать каждую сессию 25 минут. В деле, как научиться планировать, это не особо поможет, но максимальная продуктивность сохраняется именно в течение такого промежутка времени.
Меняйте вид деятельности
Это может быть умственная работа вместо физической или наоборот. Если трудитесь дома, делайте перерывы для домашних дел – так вы сможете перезагрузиться, отвлечься, восстановить эффективность и при этом не встретить вечер вымотанным, перед плитой и горой грязной посуды.
Когда в течение дня приходится преимущественно работать, старайтесь чередовать основные операции с учетом вида деятельности. Это даст мозгу небольшую разгрузку, поможет сохранить эффективность.
Делайте запасы
Многие неплохие схемы тайм-менеджмента проваливаются из-за непосильных нагрузок. Вы можете рассчитывать время на выполнение текущих задач с учетом того, что пребываете в отличном настроении, хорошо себя чувствуете, не отвлекаетесь на детей, не дорабатываете старые задачи. В итоге процесс стопорится, планы «съезжают». Научитесь реально оценивать свои возможности и давайте себе небольшой запас по времени. 5-10 минут в час сверху помогут уложиться и защитят от разочарований в том, что у вас опять ничего не вышло.
Другая сторона медали тайм-менеджмента – стресс под давлением времени. Ваша задача – найти золотую середину и не создавать себе лишних проблем.
Продумайте систему поощрений
Выше мы писали, как правильно организовать свой день с учетом «награды» в конце. Многим помогает более внушительная система поощрений. Сами подумайте, что могло бы порадовать, как наградить себя за то, что задачи были выполнены на ура, вы справились и уложились в выделенное время. Главное не акцентироваться на наградах – мотивация в целом должна быть в другом.
Отвлекающие факторы: как быть?
Лучший совет – не отвлекаться, но он слабо выполним. Если все равно будете переписывать, смотреть видео и читать статьи по ссылкам, выделите на это 40 минут в течение дня. В идеале это должно быть 20 минут до работы и 20 минут в конце. В остальное время не открывайте сообщения в мессенджерах не поработе и не отвлекайтесь другими способами. Иногда на банальную переписку в обед может уйти полтора часа времени, а это немалые потери рабочего времени. Чтобы настроиться на продуктивный лад, можете слушать ритмичную музыку без слов. Это хороший вариант для людей, которые работают в крупных офисах. Надевайте наушники, и коллеги перестанут отвлекать своими бесконечными разговорами ни о чем.
Семья и вы сами
Принципы распределения дел в течение дня мы разобрали. Теперь вопрос в том, как найти время на себя и близких. Начните со следующего:
- Внимание нужно уделять каждый день – пусть по 10-15 минут, но регулярно.
- После работы займитесь собой и семьей – работу нужно оставить в офисе (физически или морально).
- Не делайте ничего через силу – вы тоже имеет право на отдых и проявления здорового эгоизма.
- Объясните домочадцам про «15 минут на себя», особенно детям – время может быть другим, главное, что в течение этого периода вас никто не может трогать.
- Составьте план личных целей – дела, которые не горят, мы откладываем на потом годами. Если поймете, что именно нужно сделать, действовать будет проще.
По максимуму делегируйте полномочия другим членам семьи. Быт – общая задача, поэтому заниматься ей нужно сообща с учетом возраста домочадцев и текущих нагрузок. Например, дети могут сами убирать у себя в комнате, гулять с собакой, делать уроки, а вам только давать проверять. Закупки продуктов, глобальные готовки планируйте на выходные. Такое распределение обязанностей выделит массу времени на личные дела (курсы, принятие ванны, спортивная тренировка, пр.).
Как научиться все успевать – да никак, шутят многие знатоки. Но мы уверены – при грамотном планировании добиться успеха можно. Главное рационально рассчитывать свои силы, не отвлекаться и помнить, ради чего глобально вы делаете так много мелких дел сегодня.