Щодня публікується понад 4 мільйони дописів у блогах. Це величезна кількість інформації, і вона продовжує зростати. Хоча більшість людей не прочитає стільки блогів, вони все одно споживають велику кількість інформації.
Інформація надходить не лише з блогів, а й із соціальних мереж та новин. Це не змінює того факту, що зараз ми отримуємо більше інформації, ніж будь-коли. Деякі люди називають проблеми, що виникають через таке зростання обсягу даних, інформаційним перевантаженням. Існує безліч стратегій, які можуть пом’якшити її наслідки, але що ми робимо не так? Можливо, проблема в тому, що ми не вміємо систематизувати інформацію.
Я вважаю, що це пов’язано з нашою власною поведінкою щодо інформації. Це, своєю чергою, пояснює, чому нам потрібно систематизувати дані та знаходити ефективні методи для цього.
Хоча у великому обсязі доступної інформації немає нічого поганого, нам необхідно вирішити, як саме її використовувати. У багатьох випадках люди не проявляють самодисципліни або не намагаються навчитися систематизувати інформацію. Цей факт разом з іншими причинами пояснює, чому це так важливо.
Ми підсіли на споживання інформації
Той факт, що щодня в мережі публікується дедалі більше інформації, сам по собі не є проблемою. Проблема виникає тоді, коли йдеться про якісну інформацію. Обсяг якісного контенту в Інтернеті зараз настільки великий, що його практично неможливо повністю засвоїти. Проте ми все одно намагаємося це зробити.
Це створює ситуацію, коли ми постійно засвоюємо інформацію, бо «нам потрібно це знати», навіть якщо ніколи не застосуємо її в житті.
Така поведінка схожа на відвідування семінарів, які проводять мотиваційні промовці або лідери думок. Люди виходять із цих семінарів і майже ніколи не застосовують на практиці те, чого навчилися. Споживання інформації не сильно відрізняється від цього.
Надлишок інформації створює безлад
Деякий час тому я описував сценарій, у якому ви читаєте книжку в автобусі. Раптом хтось сідає поруч із вами і починає голосно розмовляти про особисте. Навіть якщо ви лише випадковий слухач, це все одно інформація, яка може створити безлад. Це схоже на відволікаючі фактори на вашому робочому столі, які заважають займатися продуктивною діяльністю.
Ще один аспект полягає в тому, що безлад може виникати через накопичення інформації. Наприклад, читання кількох статей на одну й ту саму тему може створити плутанину.
Яка інформація важлива?
Одна стаття стверджує, що щось важливе, інша — що це не має значення. Яку інформацію тут слід вважати важливою? Яку інформацію потрібно засвоїти і застосувати?
Зрештою, інформація створює шум, і нам може бути складно організувати її відповідно до наших почуттів і поточних потреб.
Як ефективно організувати інформацію
Якщо у вас є план, інформацію можна легко організувати. Існує безліч тактик, які допоможуть зробити це найкращим чином.
Але найважливіше — це те, скільки інформації ми споживаємо. Ми повністю контролюємо свій інформаційний раціон і те, як ми його організовуємо.
1. Принцип LATCH
Ефективний метод — це принцип, який розробив Річард Саул Вурман у 1996 році. У своїй книжці «Information Architects» він узяв існуючу теорію «п’яти вішалок для капелюхів» і сформулював принцип LATCH.
Що це означає? Вурман пояснює:
«Інформація може бути нескінченною, однак організація інформації скінченна, оскільки її можна організувати лише за допомогою LATCH: Місцезнаходження (Location), Алфавіт (Alphabet), Час (Time), Категорія (Category) або Ієрархія (Hierarchy)».
Цей метод призначений для організації інформації в ширшому сенсі. Він допомагає краще керувати нашим інформаційним раціоном.
За словами Вурмана, це найкращий метод систематизації інформації, адже він перевіряв його багато разів. Щоразу, коли він пробував щось нове, він одразу переходив до одного з цих п’яти методів.
Хоча у Вурмана може бути упередженість, адже він є творцем цього принципу, він справді працює. Я підтверджую це з двох ключових причин:
По-перше, щоб щось організувати, спочатку потрібно позбутися непотрібних речей. Безлад створює багато шуму і відволікає нас від наших поточних цілей і пріоритетів у житті.
По-друге, організація знімає багато занепокоєння. Для правильної організації потрібен метод або система. Це не буде ефективною організацією, якщо немає методу сортування речей.
Саме тут на допомогу приходить LATCH. Цей принцип пропонує п’ять методів для організації будь-якої інформації в нашому житті:
- Місцезнаходження: Використовується для вказування на актуальне і демонстрації взаємозв’язків між речами.
- Алфавіт: Упорядковує інформацію в алфавітному порядку. Корисно під час складання списків людей, статистики або словників галузевого жаргону.
- Час: Чудово підходить для планування зустрічей і організації проєктів. Добре використовувати під час надання покрокових інструкцій або в хронологічному порядку.
- Категорія: Організовує інформацію за схожістю або пов’язаністю. Застосовується для створення списків колекцій.
- Ієрархія: Використовується для порівняння речей. Застосовується під час оцінювання розмірів, якості продуктів або послуг.
Хоча в більшості ситуацій ми використовуємо кілька методів, принцип LATCH є найкращим способом організації інформації.
2. Ментальна карта
Ментальні карти — це метод фіксації думок і їх візуальної організації. Ідея майндмепінгу полягає в створенні детального списку справ. Це спонукає думати про довгострокову перспективу і допомагає організувати важливу інформацію.
Ментальні карти допомагають боротися з інформаційним перевантаженням, оскільки надають спосіб оцінювати інформацію. Якщо інформація відповідає вашим цілям і бажанням, запишіть її. Якщо ні — позбудьтеся її.
3. Створюйте списки
Використовуйте стікери або блокнот для створення списків справ. Щодня складайте список завдань і систематизуйте найважливіші з них. Списки допомагають організувати необхідну роботу і дають відчуття керування часом.
4. Створюйте колекції
Подібно до списків, складайте й колекції. Об’єднуйте нотатки в певні групи інформації. Наприклад, якщо у вас є багато інформації про бізнес-ідеї, запишіть її в окремий документ. Тримайте інформацію за різними темами окремо.
5. Пріоритет ключової інформації
Дописи в блогах часто містять багато важливої інформації. Якщо ви споживаєте багато інформації, вам буде складно впоратися з її обсягом. Узагальнюйте інформацію і складайте списки ключових моментів, до яких можна буде звернутися пізніше.
Зрештою, ці методи допоможуть вам ефективно організовувати та керувати інформацією, зберігаючи її важливість і актуальність.
Висновки
У світі, де ми схильні накопичувати інформацію, існує ризик відволіктися і відійти від наших справжніх пріоритетів. Ми часто занурюємося в потік даних, забуваючи про те, що справді важливо для нас.
Розуміння того, як краще організувати інформацію, дозволяє позбутися непотрібного сміття і зосередитися на тому, що справді важливо для нашого життя. Це не лише звільняє нас від зайвого шуму, а й допомагає приділяти більше уваги речам, які мають найбільше значення.
Коли ми починаємо систематизувати інформацію та свою поведінку, ми здобуваємо більше контролю над своїм життям і над тим, що допускаємо в нього. Організація інформації допомагає нам свідоміше ухвалювати рішення, краще керувати часом і ресурсами. Це дає змогу будувати більш осмислені й продуктивні дні, зосереджуючись на тому, що справді важливо, і знижуючи рівень стресу, пов’язаного з інформаційним перевантаженням.
Таким чином, освоєння методів організації інформації — це не просто питання порядку в справах, а й шлях до кращого керування своїм життям і досягнення довгострокових цілей.
Залишити відповідь